PKP S.A. są największym zarządcą dworców kolejowych w Polsce, co wynika z historycznej roli spółki, przejętej od przedsiębiorstwa państwowego PKP. Działalność dworcowa prowadzona jest na czynnych dworcach kolejowych oraz towarzyszących im obiektach tworzących razem kompleks dworcowy. Dworzec czynny to taki, który jest udostępniany podróżnym, bez względu na to, kto formalnie go udostępnia do korzystania pasażerom oraz przewoźnikom kolejowym – może to być zarówno PKP S.A., jak i podmiot zewnętrzny, np. jednostka samorządu terytorialnego, która w imieniu PKP S.A. zarządza danym obiektem, czy też inna spółka kolejowa np. PKP PLK S.A. Obecnie PKP S.A. posiadają 574 czynne dworce, z czego samodzielnie udostępniają przewoźnikom oraz pasażerom 557 obiekty. Pozostałe dworce udostępniane są na podstawie umów cywilno-prawnych innym podmiotom, które pełnią wówczas funkcję operatora stacji pasażerskiej.
Czynne dworce kolejowe zarządzane przez PKP S.A. finansowane są głównie z działalności w obszarze udostępniania powierzchni służącej obsłudze podróżnych przewoźnikom kolejowym, działalności komercyjnej, w tym z przychodów z najmu powierzchni usługowej, przychodów z najmu powierzchni pod działalność reklamową, przychodów z działalności własnej spółki (płatne parkingi przydworcowe), a także z najmu mieszkań znajdujących się w budynkach dworcowych.
Przychody z tytułu udostępniania powierzchni służącej do obsługi podróżnych pochodzą z opłaty za dostęp do stacji pasażerskich, która pobierana jest przez PKP S.A. od przewoźników kolejowych na podstawie przepisów ustawy o transporcie kolejowym. Opłata ta ustalana jest na podstawie kosztów przypadających na utrzymanie powierzchni przeznaczonych do obsługi podróżnych, przy uwzględnieniu korekty wynikającej z obecności podmiotów prowadzących działalność komercyjną na danym dworcu. Biorąc pod uwagę strukturę przychodów z działalności dworcowej należy zauważyć, że są one osiągane na czynnych dworcach kolejowych przede wszystkim z najmu nieruchomości, opłat za dostęp do stacji pasażerskich oraz z czynszu za umieszczanie reklam.
Koszty związane z utrzymaniem dworców stanowią ochrona fizyczna, amortyzacja budynków, energia elektryczna, sprzątanie zewnętrze i wewnętrzne, koszty administracyjne czy związane z obsługą dworców przez Oddziały Gospodarowania Nieruchomościami oraz Rejony Administrowania i Utrzymania Nieruchomości. Składają się nań również koszty wynagrodzeń pracowników PKP S.A. wraz z pochodnymi, koszty zakupionych materiałów, usług wykorzystywanych w bieżącej pracy pracowników, koszty utrzymania i eksploatacji urządzeń biurowych, sprzętu i systemów wykorzystywanych przez pracowników w pracy czy koszty utrzymania i eksploatacji pomieszczeń zajmowanych przez pracowników.
Opłata za dostęp do infrastruktury usługowej – stacji pasażerskiej nie jest w stanie w dostateczny sposób pokryć kosztów pełnionej przez dworce kolejowe funkcji związanej z misją, polegającą na zapewnieniu społeczeństwu dostępu do usług transportowych. PKP S.A. podejmują działania, których celem jest zapewnienie bilansowania się funkcjonowania dworców, a głównym założeniem jest uzyskanie pełnej równowagi finansowej infrastruktury pasażerskiej. Dążą również do zwiększenia efektywności komercjalizacji nieruchomości. Działanie to ma na celu pełne wykorzystanie potencjału zarobkowego dworców kolejowych. Kolejnym strategicznym zadaniem PKP S.A. jest pozyskiwanie dodatkowych źródeł przychodu poprzez rozwój nowych usług, pozwalających na generowanie wartości dodanej i zwiększenie zyskowności obiektów dworcowych. W obszarze działalności dworcowej PKP S.A. realizują również działania optymalizacyjne, tj. m.in.: optymalizacja kosztów utrzymania nieruchomości, optymalizacja kosztów zużycia mediów. Ciekawym rozwiązaniem, które może mieć zastosowanie przy np. rewitalizowanych dworcach, jest współpraca PKP S.A. z lokalnym samorządem, gdzie PKP S.A. ponoszą ciężar remontu obiektu, natomiast lokalny samorząd zagospodarowuje część dworca na własne potrzeby (siedziba jednostki organizacyjnej samorządu, instytucji kultury, biblioteki), a tym samym partycypuje również w bieżącym utrzymaniu budynku.
Wiele z udostępnianych dworców kolejowych posiada znikomy potencjał komercyjny. W celu realizacji misji pełnionej przez stacje pasażerskie, związanej z zapewnieniem społeczeństwu dostępu do usług transportowych, niezbędne jest wypracowanie, przy udziale odpowiednich organów rządowych, mechanizmów zapewniających finansowanie tego segmentu działalności, w celu zagwarantowania jej trwałej rentowności, a tym samym odpowiedniej jakości utrzymania stacji pasażerskich oraz standardu obsługi podróżnych, a także wymaganej liczby czynnych dworców kolejowych.
Wdrożenie tego rodzaju rozwiązania będzie praktycznym wyrazem promowania kolei, jako atrakcyjnego i zrównoważonego środka transportu. Jednocześnie stanowiłoby to formę systemowego wsparcia w zakresie utrzymania i pozwalałoby nie tylko zagwarantować możliwość utrzymania odpowiedniej sieci czynnych dworców, ale również na stałe podnoszenie standardu obsługi pasażerów, w tym w obszarze poprawy dostępności dla osób o ograniczonej możliwości poruszania się (w szczególności dla osób z niepełnosprawnościami).
