W ciągu pięciu ostatnich lat UTK podjął działania usprawniające wykonywanie dotychczasowych oraz nowych zadań. Główny nacisk położono na podniesienie kwalifikacji pracowników, wyposażenie ich w niezbędne narzędzia i środki pozwalające na skuteczniejsze kontrolowanie i nadzorowanie rynku.
Wdrożone rozwiązania przełożyły się na profesjonalną kontrolę systemów zarządzania bezpieczeństwem u podmiotów kolejowych oraz na skrócenie czasu oczekiwania na dopuszczenie do eksploatacji urządzeń, budowli i pojazdów kolejowych. Dzięki tym działaniom wprowadzono na polski rynek nowoczesny i bezpieczny tabor, a także częściowo zmodernizowano infrastrukturę.
Ustawowe działania UTK dają się sprowadzić do sześciu podstawowych zagadnień – obsługi przewoźnika, obsługi zarządców infrastruktury i użytkowników bocznic kolejowych, obsługi producenta wyrobu przeznaczonego do stosowania w kolejnictwie, ochrony praw pasażerów, nadzoru nad systemami bezpieczeństwa funkcjonującymi w ruchu kolejowym, oraz wsparcia administracyjnego w wyżej wymienionych obszarach działania.
W procesie obsługi przewoźników Urząd musiał dostosować swoją pracę do rozporządzeń Komisji Europejskiej 1158/2010 (dotyczącej certyfikatów bezpieczeństwa) i 1169/2010 (dotyczącej autoryzacji bezpieczeństwa). Przygotowania do procesu recertyfikacji rozpoczęły się w 2014 r. gdyż w 2015 r. kończyła się ważność większości certyfikatów bezpieczeństwa, które zostały wydane przewoźnikom kolejowym przez UTK 5 lat wcześniej. Oddzielną procedurę UTK prowadził w stosunku do podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie wagonów towarowych (ECM). Zadanie to jest realizowane od 2013 r. i związane z przeprowadzaniem audytów w siedzibie każdego z wnioskodawców. Aby usprawnić ten proces, stworzono odpowiednią procedurę i przeszkolono ponad 100 pracowników Urzędu. Dzięki temu zdobyli oni niezbędne kwalifikacje audytorskie. Co ciekawe, w 2014 r. nastąpił spadek liczby wniosków o wydanie nowego certyfikatu ECM, z czego można wnioskować, że rynek podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie stopniowo ulega nasyceniu od strony podażowej.
W ostatnich latach zmienił się też proces wydawania licencji dla maszynistów. Od 2012 r. odbywa się on na zmienionych zasadach, zgodnych z wymaganiami prawa UE. Wtedy też podjęto prace zmierzające do usprawnienia procesu rozpatrywania wniosków o wydanie licencji. W rezultacie, podczas gdy jeszcze w 2012 r. i w 2013 r. załatwiono nieco ponad 400 wniosków, to już w 2014 r. rozpatrzono ich ponad 1 tys.
Do poprawy bezpieczeństwa sektora kolejowego przyczyniła się też efektywna weryfikacja dokumentacji systemu utrzymania pojazdów kolejowych. Trzeba podkreślić, że w okresie od 2011 r. do połowy 2015 r. liczba zrealizowanych wniosków o zatwierdzenie tej dokumentacji w stosunku do liczby wniosków złożonych systematycznie rosła, co należy uznać za tendencję pozytywną.
W latach 2011-2015 UTK podjął działania zmierzające do zapewnienia ciągłości i stabilności bezpiecznych przewozów kolejowych w warunkach swobodnej konkurencji. W wyniku tych działań organizacje społeczne i inni odbiorcy usług mieli możliwość poszerzenia wiedzy o bezpieczeństwie i licznie uczestniczyli w postępowaniach o zatwierdzenie stawek dostępu do infrastruktury kolejowej (w ostatnich latach również w charakterze stron postępowania). Od 2011 r. wzrastała również liczba wydawanych decyzji w zakresie nadzoru nad ustalaniem opłat za dostęp przewoźników do infrastruktury kolejowej.
Minione pięć lat to także poprawa obsługi producenta wyrobu do stosowania w kolejnictwie (np. producenta taboru).W tym czasie Urząd wydał ponad 2,1 tys. świadectw dopuszczenia do eksploatacji urządzeń, budowli i pojazdów kolejowych. W 2014 r. udało się zlikwidować wieloletnie zaległości w tej dziedzinie. Obecnie świadectwa dopuszczające są wydawane zgodnie z kodeksem postepowania administracyjnego (KPA) i na bieżąco. Krótki czas postępowania jest kluczowy, ponieważ umożliwia szybkie wdrażanie na polskiej kolei nowoczesnych i innowacyjnych rozwiązań. Ma to duże znaczenie w kontekście poważnych inwestycji infrastrukturalnych (modernizacji sieci kolejowej, zorientowanej na zwiększenie dopuszczalnej prędkości), jak i w dopuszczaniu do eksploatacji nowego taboru kolejowego.
Równie ważnym obszarem działań UTK jest ochrona praw pasażerów. W IV kwartale 2011 r. utworzono oddzielny departament zajmujący się tą problematyką. Pozwoliło to podjąć bardzo szeroką akcję informacyjną. Objęła ona i pasażerów, i potencjalnych klientów kolei oraz – co okazało się niezbędne – podmioty kolejowe. Utworzono specjalną stronę internetową www.pasazer.info.pl, która, stale aktualizowana, zawiera kompendium wiedzy o prawach przysługujących pasażerom oraz o nowych inicjatywach.
Równolegle dynamicznie wzrosła liczba podejmowanych działań kontrolnych i nadzorczych wobec podmiotów kolejowych. W 2014 r. ich liczba przekroczyła 150. W toku kontroli i podczas badań zasadności skarg rozszerzano wiedzę uczestników branży o obowiązujących prawach pasażera. Wiele z nich zakończyło się decyzjami administracyjnymi i karami pieniężnymi dla podmiotu kontrolowanego.
Poza tym, Urząd radykalnie usprawnił nadzór nad bezpieczeństwem ruchu kolejowego. Kluczowe było tu m.in. powołanie Departamentu Nadzoru odpowiedzialnego za koordynację wszystkich kontroli, precyzyjne ustalenie procedur i obligatoryjne przestrzeganie prawa, wyposażenie ekip kontrolujących w narzędzia pracy, wsparcie informatyczne, bezpośredni nadzór Prezesa UTK nad pracą departamentu i oddziałów terenowych, wykorzystanie Internetu do składania zgłoszeń o zagrożeniach bezpieczeństwa poprzez infolinię oraz mail bezpieczenstwo@utk.gov.pl, wzmocnienie oddziałów ekonomistami i prawnikami, których obowiązkiem jest uzyskanie podstawowej wiedzy technicznej z zakresu kolejnictwa.
Powyższe działania były możliwe dzięki 35-procentowemu wzrostowi zatrudnienia (z 173 etatów w 2011 r. do 232 w 2015 r.). Jednocześnie, wzrosły wydatki na szkolenia. W ten sposób podniesiono kwalifikacje pracowników zajmujących się kontrolą. Ponadto, ogromnym wsparciem w usprawnianiu ustawowej działalności Urzędu było uzyskanie środków budżetowych na inwestycje w zaplecze informatyczne.
Szczegółowe sprawozdanie z działalności UTK w latach 2011-2015 znajduje się tutaj.
