Ministerstwo Rozwoju Regionalnego przeprowadziło kontrolę projektów realizowanych przez PKP Polskie Linie Kolejowe. Kluczowymi problemami, z którymi boryka się zarządca infrastruktury to m.in. długotrwałe prace przygotowawcze dotyczące realizacji projektów oraz brak projektów budowlanych i analiz środowiskowych.
Ministerstwo skontrolowało wnioski beneficjentów o płatność, procedury zawierania umów, realizację projektów na miejscu wykonywania oraz realizację rocznych planów działań.
Czasochłonne procedury
Zwrócono uwagę na długotrwałość procesu opracowywania dokumentów o charakterze strategicznym. Nad Master Planem pracowano ponad 2 lata -prace podjęto w końcu 2006 r. a dokument przyjęto dopiero uchwałą Rady Ministrów 19 grudnia 2008 r. Opracowanie Dokumentu Implementacyjnego trwało ponad rok - ogłoszenie postępowania nastąpiło 14 lutego 2009 r., zaś sam dokument został przyjęty w kwietniu 2010 r. Prawie 2 lata zajęło stworzenie Wieloletniego Programu Inwestycji Kolejowych. Natomiast prace nad „Programem działań dla rozwoju rynku transportu kolejowego do roku 2015” trwają od 2010 r. i do tej pory nie zostały zakończone.
Raport z kontroli wskazuje też, że obecnie trwa proces aktualizacji Master Planu oraz Dokumentu Implementacyjnego i w dalszym ciągu nie ma pewności co do ostatecznego kształtu dokumentów
planistycznych dla obecnej i przyszłej perspektywy finansowej, w tym projektów współfinansowanych ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.
Nie ma projektów
Do kluczowych problemów związanych z przygotowaniem i realizacją projektów przez PKP Polskie Linie Kolejowe, ministerstwo zaliczyło długotrwałe prace przygotowawcze dotyczące realizacji projektów w perspektywie 2007-2013, brak projektów budowlanych i analiz środowiskowych dla części inwestycji kolejowych realizowanych w ramach POIiŚ, wielokrotne zmiany na liście priorytetów inwestycyjnych oraz późne decyzje w zakresie alokacji dofinansowania UE.
Ponadto, MRR zwraca uwagę na to, że procedury wewnętrzne PKP PLK nie regulują kluczowego etapu, jakim jest proces ubiegania się o dofinansowanie projektów inwestycyjnych ze środków UE, w tym w szczególności w odniesieniu do POIiŚ.
Brak współpracy
Podstawowymi przyczynami opóźnień po stronie PKP PLK - według ministerstwa - są problemy we współpracy wewnątrz grupy PKP (np. warunki przyłączeniowe do sieci elektroenergetycznej i nabywanie nieruchomości) oraz problemy we współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi PKP PLK m.in. w zakresie uzgadniania dokumentacji przetargowej.
Poza tym MRR ma uwagi wobec realizacji projektów modernizacji linii kolejowej E-30 i E-59. Według urzędników nie brały one pod uwagę w analizowanych opcjach inwestycyjnych całkowitego zamknięcia linii lub częściowego zamknięcia jej znaczących odcinków. W wielu przypadkach szacunki wykonawców, co do koniecznych zamknięć nie są uwzględniane przez PKP PLK z uwagi na m.in. konieczność prowadzenia ruchu na modernizowanych liniach. Powoduje to nieracjonalne skrócenie prac wykonawców do kilku godzin dziennie i przedłużanie się realizacji kontraktów.
Słaby nadzór nad inwestycjami
Brakuje też u zarządcy strategicznego podejścia do zarządzania projektem. W opinii MRR występują istotne luki w procesie monitorowania i nadzoru PKP PLK nad realizacją projektów. Brakuje pogłębionej oceny ryzyka i wpływu na realizację projektu, w tym na wypełnienie zakładanych harmonogramów. Nie ma pogłębionej weryfikacji informacji przez Biuro Planowania i Monitorowania Inwestycji. Poza tym, lista sprawdzająca dotycząca miesięcznej informacji z przebiegu prac nad danym projektem odnosi się wyłącznie do kwestii formalnych. Ponadto brakuje wyznaczenia i egzekwowania tzw. „kamieni milowych”, oznaczających osiągnięcie pewnego etapu prac.
Powielanie błędów
Ministerstwo w raporcie zwraca uwagę na znacznie wydłużone w czasie procedury wyłaniania wykonawców oraz brak koordynacji przy przygotowywaniu postępowań przetargowych w zakresie wykorzystania dotychczasowych doświadczeń, co powoduje powielanie popełnionych już wcześniej błędów w postępowaniach na analogiczny przedmiot zamówienia.
Zbyt długi jest też okres przygotowywania umów w sprawie zamówień publicznych. W przypadku zlecenia na zewnątrz opracowania dokumentacji przetargowej proces uzgodnień i akceptacji trwa krócej, jednak w trakcie postępowania ujawniane są liczne błędy, co świadczy o braku nadzoru nad jakością odbieranych prac.
Komisje przetargowe nie są przygotowane pod względem merytorycznym do prowadzenia postępowania, czego wynikiem są błędne decyzje dotyczące głównie kwestii formalno-prawnych, skutkujące odwołaniami wykonawców uwzględnianymi przez KIO. W postępowaniach przetargowych udział wielu komórek organizacyjnych PKP PLK w przetargu jest nieefektywny i powinien być ograniczony.
Za dużo komplikacji
Proces akceptacji decyzji o przeznaczeniu środków na zamówienia jest bezzasadnie skomplikowany i czasochłonny. Ministerstwo, aby usprawnić procedury przeprowadzania zamówień publicznych, proponuje powołanie radcy prawnego w skład komisji przetargowej w roli jej członka. Powinno się też wskazać jednego członka zarządu odpowiedzialnego za realizację postępowań o udzielenie zamówień publicznych i ograniczyć krąg osób akceptujących czynności związane z procedurami przetargowymi.
Także w regulowaniu płatności wobec kontrahentów stwierdzono uchybienia. Są to np. zbyt długi okres przygotowania płatności na rzecz kontrahentów, opóźnienia w płatnościach dla poszczególnych kontrahentów oraz dzielenie płatności na części (w tym oddzielne płatności za VAT).
W PKP PLK istnieje też problem z właściwym szacowaniem kosztów inwestycji co ma negatywny wpływ na proces wnioskowania o zapewnienie finansowania i aktualizacji wniosków o zapewnienie finansowania. Ministerstwo stwierdziło też, że zarządca infrastruktury ma problemy z szacowaniem i planowaniem wydatków.
Urzędnicy zwracają również uwagę na kluczowe znaczenie szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników oraz wsparcia merytorycznego dla realizacji projektów inwestycyjnych. Zarzucają przy tym PKP PLK brak systemu ocen indywidualnych pracowników, obiektywnej analizy rzeczywistego obciążenia zadaniami i faktycznej wydajności pracy na poszczególnych stanowiskach, a także efektywnego systemu motywacyjnego.
