PKP Polskie Linie Kolejowe zakończyły projekt upgrade i migracji SAP ERP na platformę SAP HANA. Wdrożenie nowego systemu pozwoli m.in. szybciej podejmować kluczowe decyzje biznesowe zarówno strategiczne jak i operacyjne.
W ciągu najbliższych kilku lat PKP PLK będzie realizować gigantyczne inwestycje w infrastrukturę kolejową sięgające 67 mld złotych. Organizacja przygotowuje się bardzo staranie do tego wyzwania. W szczególności od strony procesowej i systemowej.
Podstawowym rozwiązaniem wsparcia działania organizacji w obszarze finansowo-księgowym jest system SAP. Platforma została wdrożona w 2007/2008 roku w wersji 6.00, co implikowało wiele ograniczeń, a nawet zagrożeń. Dlatego poprawa bezpieczeństwa i stabilności systemu oraz jego funkcji biznesowych stała się kluczowa.
– Do projektu upgrade i migracji zaczęliśmy przygotowywać się już rok temu. Mieliśmy świadomość, że nasze procesy biznesowe wymagają i będą wymagały najlepszego wsparcia od strony systemowej w kwestii funkcjonalnej, bezpieczeństwa, wydajności czy też ciągłości działania. Potencjał platformy HANA zweryfikowaliśmy na obszarze SAP BW (BO/BI), gdzie wdrożenie zakończyliśmy w I połowie 2014 roku, a strona biznesowa w pełni korzysta z wielu funkcjonalności jakie daje ta technologia – mówi Rafał Zbiróg, pełnomocnik zarządu ds. teleinformatyki PKP PLK.
Projekt był wyjątkowo trudny i skomplikowany zarówno od strony technologicznej jak i biznesowej. Platforma SAP jaką wykorzystuje PKP PLK to jedna z największych instalacji środowiska SAP w Europie. Rozwiązanie eksploatowane było w stosunkowo starej wersji sprzed prawie 10 lat. Przez ten okres w systemie zrealizowanych było wiele niestandardowych rozszerzeń i funkcjonalności, co dodatkowo podnosiło poziom trudności całego przedsięwzięcia.
– Po szerokiej i szczegółowej analizie z zespołem architektów IT, podjęliśmy odważną decyzję o upgrade SAP do wersji EHP. 6.7 oraz migracji na platformę SAP HANA w jednym kroku, zgodnie z najnowszym podejściem jakie zaoferował SAP. Zdecydowaliśmy się na realizację tego podejścia jako jedni z pierwszych na świecie – dodaje Rafał Zbiróg.
Projekt od formalnego spotkania rozpoczęcia do migracji produkcyjnej trwał 6 miesięcy. Jego efektem jest wdrożenie nowej, elastycznej, skalowalnej i wydajnej platformy SAP ERP oraz otworzenie dalszych możliwości rozwojowych i pełnego wykorzystania platformy SAP HANA w procesach zachodzących w spółce. Nie bez znaczenia są też walory dużego wzrostu wydajności systemu. Średni efekt migracji na nowe rozwiązania jaki jest obserwowany już teraz to 3-4 krotne przyspieszenie działania systemu. Dla niektórych procesów stwarza to wręcz rewolucyjne możliwości ich realizacji i optymalizacji.
– Sukces projektu w największym stopniu zawdzięczamy zespołowi projektowemu, w którego skład wchodzili przedstawiciele Biura Informatyki, wszystkich kluczowych obszarów biznesowych oraz naszego integratora, firmy SID. Olbrzymie zaangażowanie wszystkich członków zespołu w kluczowych momentach pozwoliło na doprowadzenie projektu do końca w tak ambitnym czasie – podsumowuje Mirosław Majsterek, który pełnił rolę kierownika projektu.
Bardzo ważne dla całego odbioru i oceny przedsięwzięcia jest to, że produkty projektu i zalety nowej platformy są dostępne dla organizacji właściwe od razu po wdrożeniu, mimo tego, że jeszcze przez kilka tygodni trwać będzie faza stabilizacji i dostrajania całej platformy.
– Procesy ładowania danych do hurtowni czy też backup znacząco się uprościły, a czas ich realizacji skrócił się 2-3 krotnie. Dodatkowo wprowadziliśmy rozwiązanie HANA Live – dzięki któremu można właściwie w czasie rzeczywistym realizować raporty w hurtowni na danych produkcyjnych z systemu transakcyjnego – dodaje Artur Kachnik odpowiedzialny za domenę BI oraz raportowanie w PKP PLK.
Efekty biznesowe są widoczne właściwie od razu.
– Głównymi korzyściami wynikającymi z migracji rozwiązania SAP ERP na SAP HANA w obszarze kontrolingu (moduł SAP ERP CO) jest znaczne zwiększenie szybkości działania raportów oraz procesów związanych z alokacją kosztów i rozliczeniami kontrolingowymi. Dzięki temu możemy szybciej podejmować kluczowe decyzje biznesowe zarówno strategiczne jak i operacyjne – podsumowuje Hanna Izdebska, dyrektor Biura Kontrolingu Operacyjnego w PKP PLK.
Dodatkowo spółka uzyskała system bardziej stabilny, pracujący w trybie wysokiej dostępności w 2 centrach przetwarzania danych. W ramach projektu udało się również przemodelować część procesów i zmienić wiele niestandardowych rozwiązań (typu „custom”) na funkcjonalności standardowe, co przyczyni się również do lepszej jakości pracy systemu oraz niższych kosztów jego eksploatacji i utrzymania.
W oparciu o nowo wdrożoną platformę technologiczną PKP PLK planuje dalszy rozwój funkcjonalny systemu i elastyczne zaadresowanie nowych potrzeb biznesowych, które wspierają realizację kluczowych zadań jakie spółka planuje wykonać w najbliższych latach.
