Najwyższa Izba Kontroli negatywnie ocenia udzielanie podmiotom zewnętrznym zamówień na usługi doradcze i eksperckie przez PKP S.A., PKP Informatyka, PKP Energetyka i PKP Intercity. Obowiązujące w tych czterech spółkach procedury nie zapobiegały zlecaniu na zewnątrz zadań należących do komórek organizacyjnych spółek i ich pracowników, a także zamawianiu usług, które nie zostały później wykorzystane. Funkcjonujący w spółkach system zlecania usług doradczych i eksperckich stwarzał warunki do kupowania prac zbędnych oraz zawyżania ich kosztów.
Celem kontroli NIK była ocena efektywności wydatkowania środków na usługi doradcze i eksperckie zlecane podmiotom zewnętrznym. W latach 2012-2014 w czterech firmach objętych kontrolą zawarto 1 029 umów na usługi doradcze i eksperckie, na które wydano ponad 171 mln zł. NIK zbadała 68 umów, za które zapłacono ok. 24 mln zł.
W wielu przypadkach nie badano, czy dana usługa doradcza lub ekspercka jest potrzebna, nie szacowano jej kosztów ani korzyści, jakie miałaby przynieść spółce. Chociaż procedury zakupowe wyrażały generalną zasadę, że przy zamówieniach należy stosować tryby konkurencyjne, to z tej reguły wyłączono zamówienia na usługi doradcze i eksperckie. W efekcie 40 z 68 zbadanych zamówień na usługi doradcze i eksperckie udzielono w trybie z wolnej ręki. W ocenie NIK taka praktyka stwarzała warunki do nieefektywnego i niecelowego wydatkowania środków. Z kolei brak obowiązku dokumentowania niektórych czynności podejmowanych w trakcie udzielania zamówienia skutkował brakiem transparentności postępowania, a także ograniczał mechanizmy kontroli. Dlatego, według NIK, udzielanie zamówień na usługi doradcze i eksperckie było obarczone wysokim ryzykiem wystąpienia nieprawidłowości oraz zjawisk korupcyjnych.
Brak analizy potrzeb prowadził w spółkach Grupy PKP do niecelowego zlecania podmiotom zewnętrznym usług, które należały do zadań pracowników, komórek organizacyjnych lub zarządów spółek, a także prac, których przedmiot pokrywał się z zakresem innych zleceń. Taka sytuacja miała miejsce we wszystkich czterech skontrolowanych spółkach Grupy PKP.
Ustalenia kontroli wskazują, że wśród 68 zbadanych spraw w przypadku 10 umów, o wartości blisko 1,5 mln zł, powierzanie prac zewnętrznym firmom było niezasadne. Zawarcie żadnej z umów nie zostało poprzedzone analizą, mającą na celu ustalenie możliwości wykonania prac własnymi zasobami spółek lub w ramach innych obowiązujących umów o podobnym zakresie. Nieprawidłowości dotyczyły m.in. opracowania strategii PKP Intercity na lata 2013-2015, świadczenia usług doradztwa w zakresie PR dla PKP S.A.
We wszystkich czterech skontrolowanych spółkach Grupy PKP stwierdzono przypadki umów, które nie zabezpieczały interesów zamawiających, czyli spółek skarbu państwa, w przypadku nierzetelnego wykonania zleconych prac. Dotyczyło to łącznie 19 umów.
W skontrolowanych spółkach wystąpiły także nieprawidłowości przy wypłacie wynagrodzeń wykonawcom. Ustalenia kontroli wskazują także sześć umów, których wyniki nie zostały wykorzystane lub zostały wykorzystane częściowo, lub też były niezgodnie z celem umowy. W efekcie wydatki w wysokości ponad 842 tys. zł nie przyniosły zakładanych korzyści. Na przykład PKP Intercity zleciła opracowanie projektu wdrożenia centralnej organizacji zakupowej wraz ze świadczeniem usług doradczych w tym zakresie. Uzasadnieniem zlecenia był zamiar centralizacji wszystkich zakupów towarów i usług w jednej organizacji zakupowej. Dodatkowo postanowienia umowy zakładały przeprowadzenie szkoleń pracowników spółki w celu zapoznania ich z założeniami koncepcji centralnej organizacji zakupowej oraz ze stworzonymi w ramach umowy produktami. Wykonawca opracował i przekazał PKP Intercity stosowne dokumenty. Te jednak nie zostały przez spółkę wdrożone. Łączne wydatki z tytułu realizacji tylko tej jednej umowy wyniosły ponad 669 tys. zł.
W odpowiedzi na raport NIK, zarząd Polskich Kolei Państwowych S.A. stwierdza, że wyniki kontroli są zbieżne i spójne ze wstępnymi wynikami audytów wykonanych przez nowe zarządy spółek Grupy.
"Wyniki kontroli PKP S.A. wskazują na analogiczne co w raporcie NIK nieprawidłowości. Zarząd PKP S.A. powołany w grudniu 2015 roku, w pierwszych dniach swojego działania wdrożył już działania organizacyjne i proceduralne mające na celu eliminowanie wskazanych zjawisk. W toku prowadzonych audytów i nadzoru PKP S.A. i spółki Grupy wdrażają już część zaleceń NIK. Odpowiedzialność za działania i funkcjonowanie spółek Grupy PKP w latach 2012-2014 ponoszą w pełni ówczesne Zarządy firm oraz organa nadzorujące te Zarządy. Obecny Zarząd PKP S.A. we współpracy z właścicielem kontynuuje procesy naprawcze i eliminujące zaniedbania we współpracy i wskazane m.in. przez Najwyższą Izbę Kontroli" - czytamy w oświadczeniu PKP S.A.
